Entender as formas para somar dados

Você soma uma coluna de números na consulta usando um tipo de função denominado função agregada. As funções agregadas realizam um cálculo em uma coluna de dados e retornam um único valor. O Access oferece várias funções agregadas, incluindo Soma, Contar, Avg (para médias de computação), Mín e Máx. Você soma dados adicionando a função Soma a sua consulta, conta dados usando a função Contar, e assim por diante.
Além disso, o Office Access 2007 oferece várias maneiras de adicionar Soma e outras funções agregadas a uma consulta. Você pode:

• Abrir a sua consulta no modo Folha de Dados e adicionar uma Linha de total. A Linha de Total, um novo recurso do Office Access 2007, permite usar uma função agregada em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem ter que alterar o design da consulta.
• Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula os subtotais nos grupos de registros; uma Linha de total calcula os totais gerais de uma ou mais colunas (campos) de dados. Por exemplo, se precisar de um subtotal de todas as vendas por cidade ou por trimestre, você usa uma consulta de totais para agrupar seus registros por categoria desejada e somar os números de vendas.
• Criar uma consulta de tabela de referência cruzada. Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo de consulta específica que exibe seus resultados em uma grade parecida com uma planilha do Microsoft Office Excel 2007. As consultas de tabela de referência cruzada resumem os valores e os agrupa em dois conjuntos de fatos — um conjunto na lateral (títulos de linha) e o outro na parte superior (títulos da coluna). Por exemplo, você pode usar uma consulta de tabela de referência cruzada para exibir totais de vendas de cada cidade durante os últimos três anos, conforme mostra a tabela a seguir:

Cidade	2003	2004	2005
Paris	254.556	372.455	467.892
Sidnei	478.021	372.987	276.399
Jacarta	572.997	684.374	792.571
...	...	...	...

 Observação   As seções "como" neste documento enfatizam o uso da função Soma, mas lembre-se de que as outras funções agregadas podem ser usadas nas suas consultas e Linhas de totais. Para obter mais informações sobre o uso de outras funções agregadas, consulte a seção Referência de função agregada, mais adiante neste artigo.
Para obter mais informações sobre as formas de usar as outras funções agregadas, consulte o artigo Exibir os totais das colunas em uma folha de dados.
As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma Linha de total, usar a consulta de totais para somar dados nos grupos e como usar uma consulta de tabela de referência cruzada que fornece subtotais de dados em grupos e intervalos de tempo. Lembre-se de que muitas das funções agregadas funcionam somente com dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função SOMA funciona apenas com campos definidos para tipos de dados como Número, Decimal ou Moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função exige, consulta a seção Referência de agregada, mais adiante neste artigo.
Para obter informações gerais sobre os tipos de dados, consulte o artigo Modificar ou alterar o tipo de dados configurado para um campo.
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Preparar alguns dados de exemplo

As seções "como" neste artigo fornecem tabelas de dados de exemplo. As etapas "como" usam as tabelas de exemplo para ajudá-lo a entender como as funções agregadas funcionam. Se você preferir, poderá opcionalmente adicionar as tabelas de exemplo em um banco de dados novo ou existente.
O Access oferece várias formas de adicionar essas tabelas de exemplo a um banco de dados. Você pode inserir os dados manualmente, pode copiar cada tabela em um programa de planilha tal como o Microsoft Office Excel 2007 e, em seguida, importar as planilhas no Access, ou pode colar os dados em um editor de texto como o Bloco de Notas e importar os dados a partir de arquivos de texto resultantes.
As etapas desta seção explicam como inserir dados manualmente em uma folha de dados em branco e como copiar as tabelas de exemplo para um programa de planilha e importar essas tabelas no Access 2007. Para obter mais informações sobre como criar e importar dados de texto, consulte o artigo Importar ou vincular dados em um arquivo de texto.
As etapas "como" neste artigo usam as tabelas seguintes. Use essas tabelas para criar seus dados de exemplo:.
A tabela Categorias:

Categoria
Bonecas
Jogos e quebra-cabeças
Arte e quadros
Vídeo games
DVDs e filmes
Modelagem e hobbies
Esportes

A tabela Produtos:

Nome do produto	Preço	Categoria
Figura de ação de programador	US$ 12,95	Bonecas
Divertindo-se com C# (um jogo de tabuleiro para a família toda)	US$ 15,85	Jogos e quebra-cabeças
Diagrama de Banco de Dados Relacional	US$ 22,50	Arte e quadros
O Chip de Computador Mágico (500 peças)	US$ 32,65	Jogos e quebra-cabeças
Access! O Jogo!	US$ 22,95	Jogos e quebra-cabeças
Infomaníacos e Criaturas Míticas	US$ 78,50	Vídeo games
Exercícios para Infomaníacos! O DVD!	US$ 14,88	DVDs e filmes
Pizza Voadora Radical	US$ 36,75	Esportes
Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4)	US$ 65,00	Modelagem e hobbies
Figura de inação burocrata	US$ 78,88	Bonecas
Gloom	US$ 53,33	Vídeo games
Construa o Seu Próprio Teclado	US$ 77,95	Modelagem e hobbies

A tabela Pedidos:

Data do Pedido	Data de Envio	Cidade para Envio	Custo do Frete
14/11/2005	15/11/2005	Jacarta	US$ 55,00
14/11/2005	15/11/2005	Sidnei	US$ 76,00
16/11/2005	17/11/2005	Sidnei	US$ 87,00
17/11/2005	18/11/2005	Jacarta	US$ 43,00
17/11/2005	18/11/2005	Paris	US$ 105,00
17/11/2005	18/11/2005	Stuttgart	US$ 112,00
18/11/2005	19/11/2005	Viena	US$ 215,00
19/11/2005	20/11/2005	Miami	US$ 525,00
20/11/2005	21/11/2005	Viena	US$ 198,00
20/1/2005	21/11/2005	Paris	US$ 187,00
21/11/2005	22/11/2005	Sidnei	US$ 81,00
23/11/2005	24/11/2005	Jacarta	US$ 92,00

A tabela Detalhes do Pedido:

Código do Pedido	Nome do Produto	Código do Produto	Preço Unitário	Quantidade	Desconto
1	Construa o Seu Próprio Teclado	12	US$ 77,95	9	5%
1	Figura de inação burocrata	2	US$ 78,88	4	7,5%
2	Exercícios para Infomaníacos! O DVD!	7	US$ 14,88	6	4%
2	O Chip de Computador Mágico	4	US$ 32,65	8	0
2	Infomaníacos e Criaturas Míticas	6	US$ 78,50	4	0
3	Access! O Jogo!	5	US$ 22,95	5	15%
4	Figura de Ação de Programador	1	US$ 12,95	2	6%
4	Pizza Voadora Radical	8	US$ 36,75	8	4%
5	Unidade Externa de Disquete de 5,25 polegadas (Escala 1/4)	9	US$ 65,00	4	10%
6	Diagrama de Banco de Dados Relacional	3	US$ 22,50	12	6,5%
7	Gloom	11	US$ 53,33	6	8%
7	Diagrama de Banco de Dados Relacional	3	US$ 22,50	4	9%

 Observação   Lembre-se de que em um banco de dados comum, uma tabela de detalhes do pedido conterá apenas o campo Código do Produto, não um campo Nome do Produto. A tabela de exemplo usa o campo Nome do Produto para facilitar a leitura dos dados.

Insira os dados de exemplo manualmente

1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

 Observação   Você não precisa seguir esta etapa, caso abra um banco de dados novo, em branco, mas precisará segui-la sempre que precisar adicionar uma tabela ao banco de dados.

2. Clique duas vezes na primeira célula na linha do cabeçalho e insira o nome do campo na tabela de exemplo.

Por padrão, o Access indica os campos em branco na linha do cabeçalho com o texto Adicionar Novo Campo, da seguinte forma:

3. Use as teclas de direção para mover o texto para a célula do cabeçalho em branco e digite o segundo nome de campo (você também pode pressionar TAB ou clicar duas vezes em uma nova célula). Repita esta etapa até inserir todos os nomes de campo.
4. Insira os dados na tabela de exemplo.

Conforme você insere dados, o Access deduz o tipo de dados de cada campo. Se você não tem experiência com bancos de dados relacionais, defina um tipo de dados específico, tal como Número, Texto ou Data/Hora, para cada um dos campos de suas tabelas. A definição do tipo de dados ajuda a garantir a precisão das entradas de dados e também a prevenir erros, tal como usar um número de telefone em um cálculo. Para essas tabelas de exemplo, você deve deixar o Access deduzir o tipo de dados.

5. Quando você terminar de inserir os dados, clique em Salvar.

Atalho do teclado  Pressione CTRL+B.

A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

6. Na caixa Nome da Tabela, insira o nome da tabela de exemplo e clique em OK.

Você usa o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas seções "como" usam esses nomes.

7. Repita estas etapas até criar cada uma das tabelas de exemplo listadas no início desta seção.

Se você não quiser inserir os dados manualmente, siga as próximas etapas para copiar os dados para um arquivo de planilha e, em seguida, importe os dados do arquivo de planilha para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

1. Inicie seu programa de planilha e crie um arquivo novo, em branco. Se você usa o Excel, ele criará uma pasta de trabalho nova, em branco, por padrão.
2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e cole-a na primeira planilha, iniciando pela primeira célula.
3. Usando a técnica fornecida pelo programa de planilha, renomeie a planilha. Dê a ela o mesmo nome da tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo é chamada de Categorias, dê o mesmo nome à sua planilha.
4. Repita as etapas 2 e 3, copiando cada tabela de exemplo para uma planilha vazia e renomeando a planilha.

 Observação   Talvez seja necessário adicionar planilhas ao arquivo de planilha. Para obter informações sobre como realizar essa tarefa, consulte a ajuda do programa de planilha.

5. Salve a pasta de trabalho em um local adequado no seu computador ou na sua rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.

-ou-

Clique em Mais e selecione um programa de planilha na lista.

A caixa de diálogo Obter Dados Externos - Planilha do Nome do Programa é exibida.

2. Clique em Procurar, abra o arquivo de planilha que você criou nas etapas anteriores e clique em OK.

O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

3. Por padrão, o assistente seleciona a primeira planilha na pasta de trabalho (a planilha Clientes, se você seguiu as etapas na seção anterior) e os dados da planilha são exibidos na parte inferior da página do assistente. Clique em Avançar.
4. Na próxima página do assistente, clique em A primeira linha contém títulos de coluna e em Avançar.
5. Opcionalmente, na página seguinte, use as caixas de texto e as listas em Opções de Campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou para omitir campos da operação de importação. Do contrário, clique em Avançar.
6. Deixe a opção Permitir que o Access adicione a chave primária selecionada e clique em Avançar.
7. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à nova tabela. Aceite o nome ou digite outro nome e clique em Concluir.
8. Repita as etapas de 1 a 7 até criar uma tabela a partir de cada planilha da pasta de trabalho.

Renomear os campos de chave primária

 Observação   Quando você importou as planilhas, o Access adicionou automaticamente a coluna da chave primária a cada tabela e, por padrão, nomeou a coluna como "Código" e a definiu como tipo de dados AutoNumeração. As etapas nesta seção explicam como renomear cada campo de chave primária. Isso ajuda a identificar claramente todos os campos em uma consulta.

1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse em cada tabela que você criou nas etapas anteriores e clique em Modo Design.
2. Para cada tabela, localize o campo de chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada campo como Código.
3. Na coluna Nome do Campo de cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

Por exemplo, renomeie o campo Código da tabela Categorias para "Código da Categoria" e o campo da tabela Pedidos para "Código do Pedido". Na tabela Detalhes do Pedido, renomeie o campo para "Código de Detalhes". Na tabela de Produtos, renomeie o campo para "Código do Produto".

4. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo forem exibidas neste artigo, elas incluirão o campo de chave primária, e o campo é renomeado, conforme descrito, usando as etapas anteriores.
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Somar dados usando uma Linha de total

É possível adicionar uma Linha de total a uma consulta abrindo a consulta no modo Folha de Dados, adicionando a linha e selecionando a função agregada que deseja usar, como Soma, Mín, Máx ou Avg. As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta seleção básica e adicionar uma Linha de total. Não é necessário usar as tabelas de exemplo descritas na seção anterior.

Criar uma consulta seleção básica

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design de Consulta.

2. Na caixa de diálogo Mostrar Tabelas, clique duas vezes na tabela ou nas tabelas que você deseja usar na sua consulta e clique em Fechar.

A tabela ou as tabelas selecionadas serão exibidas como janelas na seção superior do criador de consultas.

3. Clique duas vezes nos campos da tabela que deseja usar na sua consulta.

É possível incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas você deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou monetários.

Cada campo é exibido em uma célula na grade de design.

4. Clique em Executar para executar a consulta.

O conjunto de resultados da consulta é exibido no modo Folha de Dados.

5. Opcionalmente, alterne para o modo Design e ajuste sua consulta. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Design. Assim, é possível ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo os campos na tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.
6. Salve a consulta.

Adicionar uma Linha de total

1. Verifique se a consulta está aberta no modo Folha de Dados. Para tanto, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em Modo Folha de Dados.

-ou-

No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Uma nova linha Total é exibida na folha de dados.

3. Na linha Total, clique na célula do campo que deseja somar e selecione Soma na lista.

Ocultar uma Linha de total

• Na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Totais.

Para obter mais informações sobre o uso da Linha de total, consulte o artigo Exibir totais de colunas em uma folha de dados.

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